کــایــزن
بعد از جنگ جهانی دوم ژاپن براي ایجاد یک سیستم و یک فلسفه که همواره باعث رشد آن شود کایزن را بوجود آورد.
کلمه کایزن به معناي پیشرفت مستمر می باشد. در زبان ژاپنی "کاي" به معنی "تغییر یا تصحیح" بوده و "کایزن" به معنی خوب می باشد. کایزن سیستمی است که تمام افراد یک سازمان را از مدیریت ارشد تا پایین ترین رده سازمانی آن براي مشارکت دعوت می کند و هر کس با هر ایده و هر سهم حتی ناچیز، فراخوانده می شود.
در اکثریت موارد کایزن براي تغییرات عمده سازمانی بکار نمی رود بلکه پایه و اساس کایزن تغییرات کوچکی است که باعث بهبــود بخـشی از فعالیت سازمـان می شـود ؛ این تغییـرات می تواند در هر سطح سازمان و در هر نقطه از آن لحاظ شود ، ضرب المثلی در فارسی می گوید " سري که درد نمی کند دستمال نمی بندند" ولی فلسفه کایزن می گوید هر فعالیتی امکان بهبود دارد حتی اگر به ظاهر خوب کار می کند. کایزن یکی از معدود فلسفه هایی است که نه تنها در محل کار بلکه در خانه نیز کاربرد دارد به عبارت دیگر کایزن هیچ محدودیتی براي دامنه فعالیت خود ندارد.
عملکرد کایزن بر اساس یافتن ایراد، تکنیک حل مشکل و نهایتاً رفع آن می باشد. بر این اساس تنها عیب یابی از مجموعه و گفتن ایراد منطبق بر روح کایزن نمی باشد ، چرا که براي پیشرفت علاوه بر شناخت مشکل باید راهکار منطقی و مناسبی هم براي رفع آن ارائه داد.
براي دستیابی به استانداردهاي بالاتر شغلی ابتدا می بایست یک سطح استاندارد اولیه تعریف شده و پس از شناخت و حرکت بر مسیر آن با شناخت بهتر سیستم عیوب آن به تدریج گرفته شود؛ البته ارائه راهکار حیاتی است.
ارکان اصلی کایزن عبارتند از بررسی دقیق امکانات موجود و بالقوه ، آموزش روشها و سرپرستی صحیح گروه. این سه جزء الزامات یک حرکت روبه جلو در یک سیستم است. علی رغم اینکه معناي کلمه ژاپنی کایزن، بهبود و جستجو براي بهبود مستمر است ولی این معنا زمانی کامل می شود که مشارکت کارکنان را به همراه داشته باشد.
مراحل اجراي کایزن:
1) انتخاب منطقه هدف
2) بررسی و جمع آوري اطلاعات در منطقه هدف
3) توجیه کارکنان محل واقعی انجام کار
4) انجام 5S
5) شناسایی اتلاف ها و تهیه فهرست آن
6) انتخاب اتلافهایی که راه حل هاي قوي دارند
7) انجام حرکت ها و تغییرات فیزیکی
8) استاندارد سازي و آموزش کارکنان براي موضوع بهبود یافته
9) ارائه نتیجه کار تیم کایزن
10) انتخاب پروژه جدید براي آغازي دیگر
11) اندازه گیري ها و ارزیابی از نتایج راه حل هاي اجرا شده
عملیات سازي کایزن را می توان در چرخه PDCA گنجاند. چرخه اصلی PDCA که یکی از روشهاي حل مسئله می باشد، عبارت است از:
1. برنامه ریزي(PLAN) :
طرحی از آرمان و هدف مورد نظر ترسیم می شود.
2. : (DO)اجرا
اقدامات لازم جهت به اجرا در آوردن طرح صورت می کیرد ، ترجیحاً این اقدامات در یک مقیاس کوچکتر اولیه باشد.
3. : (CHECK)ارزیابی
اندازه گیري اقدامات انجام شده و مقایسه آن با انتظارات اولیه.
4. اقدام اصلاحی(ACT) :
تجزیه و تحلیل نتایج اختلاف بدست آمده با انتظارات اولیه و ارائه راهکاري براي جبران آن.
نکته قابل توجه این است که در هر کدام از مراحل یادشده می توان مجدداً چرخه PDCA را بکار گرفت؛ به طور مثال در مرحله PLAN استفاده از روش PDCA می تواند برنامه ریزي را تا سر حد امکان بهینه سازد.
براي درك بهتر تاثیرات فلسفه کایزن و اینکه اصولاً چه نوع فعالیتی را به عنوان کایزن می توان نام برد اقدامی که عملاً در یکی از کشورهاي آسیاي جنوب شرقی انجام شده است را به عنوان مثال با هم مرور می کنیم:
تکنسینهاي یکی از نمایندگی هاي تویوتا متوجه شده بودند که براي انجام بازدیدها و سرویسهاي دوره اي نیاز به حرکت و جابجایی زیادي جهت دسترسی به ابزارهاي مختلف ، سیستم کنترلی جکهاي بالابر و قسمتهاي مختلف خودرو می باشد و این امر باعث اتلاف بیش از حد زمان براي یک سرویس معمولی می گردد. لذا با چند جلسه نشست گروهی شامل سرپرست تیم فنی ، چند تکنسین باتجربه و مهندس طراح موفق به طراحی سیستمی شدند که هم اکنون در تمامی نمایندگیهاي تویوتا در سراسر دنیا به عنوان یکی از ابزارهاي الزامی تعمیرگاه، کاربرد دارد. این سیستم یک میز ابزار ساده متحرك می باشد که به راحتی قابل حمل بوده و کلیه ابزارها و متعلقات مربوط به سرویس هاي دوره اي را شامل می شود ، هزینه ساخت آن بسیار پائین بوده و تا 60% زمان بازدید و سرویس را کاهش می دهد. این در نوع خود یک کایزن است.
یک مثال دیگر : استفاده از سیستم روشنایی هوشــمند در انبار قطعات که تردد افراد قابل پیش بینی نبوده باعــث کاهش هزینه مصرف برق می گردد ؛ بدین ترتیب که در انبارها براي دسترسی آسان به قسمتهاي مختلف ، سیستم روشنایی تمامی راهروها دائماً فعال است ، این حالت یعنی هدر دادن انرژي. حال اگر در هر راهرو سیستم هوشمند چشم الکترونیک نصب شده باشد ، هیچ چراغی بدون مصرف روشــن نمی گردد ؛ چرا که با حضـور فرد چراغ روشـن و با عدم حضـور نفرات چراغ به صورت اتوماتیک خاموش می شود. این حرکت نمونه دیگري از یک طرح کایزن براي کاهش مصرف انرژي است که هم اکنون در بسیاري از انبارهاي قطعه در ژاپن اجرا شده است.
به طور خلاصه می توان گفت کایزن طرحی است ساده ، دقیق و کارا که نهایتًاً منجر به بهبود فعالیت می گردد.
همـه میدانیـم که یک سازمان به دلیل حضور افراد در آن ، مشابه یک موجود زنده عمل می کند و یک موجود زنده نیازمند رشد و تکامل است ، لذا تشکیل یک هسته مرکزي به عنوان کایزن می تواند کمک بزرگی به رشد صحیح و پویایی سازمان داشته باشد.